L’organisation en questions

Optimisation, évaluation, pilotage, gouvernance… de nouveaux termes ont fait leur apparition dans le vocabulaire quotidien des universités françaises en général et de Paris-Sud en particulier. En jeu : de nouvelles organisations et parfois de nouvelles façons de travailler.

La réforme de la Loi d’orientation de la loi de finances (LOLF) au début des années 2000, la loi relative aux libertés et responsabilités des  universités (LRU) en 2006 et le passage aux responsabilités et  compétences élargies (RCE) qu’elle induit, ont incité les universités à se doter progressivement d’outils statistiques pour se gérer mieux, pour mesurer leurs résultats et leurs performances, pour entrer dans des démarches d’améliorations continues. En 2009, une mission de  vice-présidence Pilotage Evaluation Performance est créée. Trois ans plus tard, l’Université Paris-Sud qui est passée aux RCE en janvier 2010, s’est lancée dans de vastes chantiers qui vont largement impacter son organisation.

De l’art d’optimiser
De façon simplifiée, le passage aux RCE s’est traduit pour la majorité des personnels de l’université par la gestion au sein de l’établissement de la masse salariale. Le versement des salaires au personnel, en temps et en heure, n’est cependant que la partie visible de l’iceberg et ne saurait masquer les évolutions majeures induites. «Le fait de disposer d’une enveloppe globale nous confère une vraie marge de manœuvre mais aussi une responsabilité» explique Catherine Dubernet, Vice-présidente chargée de l’Evaluation, du Pilotage et de la Performance, «nous pouvons désormais mettre en œuvre une politique des ressources humaines dynamique en adaptant nos emplois aux besoins fonctionnels de notre établissement, en procédant à des redéploiements, des repyramidages». Outre la masse salariale, le budget désormais géré par l’université intègre les crédits de fonctionnement et les crédits d’investissement. «Là encore, c’est une petite révolution puisqu’avant, ces crédits étaient définis par le ministère et transmis à l’université avec un fléchage total sur  les laboratoires et les actions, alors que désormais, nous pouvons définir notre propre répartition». Premiers impactés  par ces évolutions, les personnels de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Affaires Budgétaires et Financières qui ont dû absorber ces nouvelles missions, quasiment à moyens constants. Se pose alors avec acuité, la  question du pilotage «si nous ne pouvons pas tout faire, nous devons dégager des priorités, décider que telle action est indispensable et que telle autre l’est moins». En 2011, un grand chantier dit «d’optimisation des fonctions supports» a été lancé, en commençant par les finances et les ressources humaines. Concrètement, cela s’est d’abord traduit par un état des lieux approfondi auquel ont participé des groupes de travail rassemblant des personnels de tous horizons (composantes, services centraux, laboratoires). «L’objectif était d’identifier ce qui pourrait être amélioré et comment y parvenir». Ce travail accompli doit désormais se traduire concrètement par des propositions de nouvelles  organisations du travail. Cette phase pendant laquelle l’université sera accompagnée par un prestataire extérieur devrait s’étaler jusqu’à la fin de l’année 2012. Pour autant, les démarches qualité ne se réduisent pas à ce seul chantier et concernent d’autres pans d’activités de l’université, comme par exemple, la mise en place d’un dispositif de maîtrise des risques ou encore les activités de formations. «Nous avons engagé différentes démarches qualité dans ce domaine : outre les deux certifications des activités de formation continue et de formation doctorale, des projets ont démarré, ou sont sur le point de l’être, pour les activités de scolarité, de VAE, d’apprentissage. En parallèle de cela, le déploiement de l’évaluation des enseignements est en cours : il doit être considéré comme un outil au service de l’amélioration de la qualité de la formation et, à ce titre, représente un élément d’une démarche qualité plus vaste».

Des services numériques plus performants
Le deuxième vaste chantier lié au passage aux RCE est celui du Schéma Directeur Numérique. L’université a en effet décidé de définir une politique du Système d’Information (SI) et Numérique à moyen et long terme. Là encore, plus d’une centaine de personnes se sont impliquées à travers des entretiens et des groupes de travail tant pour établir un état des lieux que pour exprimer les besoins métiers. La proposition de stratégie numérique qui en a découlé a été présentée et adoptée par le Conseil d’Administration de l’université le 6 février dernier. Les trois axes principaux de développement définis pour les cinq ans à venir sont : l’amélioration de la gestion et du pilotage de l’université dans sa globalité ; une offre de services de qualité aux personnels et à l’ensemble des usagers ; et enfin, le renforcement de la visibilité et de l’attractivité de l’université. Catherine Dubernet tient à préciser que « le SDN n’est pas un projet informatique mais bien un projet d’amélioration de notre organisation en nous appuyant sur des services numériques plus performants ». Avec ces deux chantiers que sont la démarche qualité transverse et la définition du Schéma Directeur Numérique, l’université a désormais une batterie de projets à mettre en œuvre, suivant un calendrier défini en fonction des priorités stratégiques de l’établissement. Ces priorités sont formalisées dans le Projet Annuel de Performance. Là aussi, des évolutions notables ont eu lieu en 2012. En effet, jusqu’à présent ce document ne permettait pas de voir de liens explicites entre les indicateurs et le budget, ce qui a été fait pour la première fois cette année. «Cette évolution correspond à notre volonté d’entamer une réflexion de fond sur l’adéquation des moyens alloués aux objectifs stratégiques de notre université. Prenons un exemple, l’international est un axe fort de notre politique stratégique. Mais est-on capable d’avoir une vision précise de l’ensemble des actions menées en ce sens ? Le cas échéant, quelles mesures adopter pour consolider les informations dispersées ? ». C’est donc bien une évolution du mode d’organisation qui est à l’œuvre. «Devenue plus autonome, l’université doit faire des choix et les assumer parce que nous ne pourrons pas tout faire».

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Catherine Dubernet, catherine.dubernet@u-psud.fr